Decreto “Fiscale” 84/2025 – numerose novità, in particolare in materia di rimborsi spese

Il Decreto Legge 84 del 17 giugno 2025 ha introdotto una serie di novità da subito applicabili. Con le più importanti viene tra l’altro chiarito, che le spese di vitto, alloggio e di rappresentanza così come quelle per il trasporto pubblico sostenute all’estero possono essere pagate in contanti.

1. Spese di vitto, alloggio e di rappresentanza – solo con pagamenti tracciati

Con la nostra circolare 50/2024 vi avevamo già informati, che a partire dal 2025 o dal periodo di imposta successivo al 31.12.2024, le spese per il vitto, l’alloggio e il trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, ncc), nonché le spese di rappresentanza sostenute in occasione di trasferte o missioni dei dipendenti, sono deducibili ai fini fiscali soltanto se pagate con bonifico bancario o altro metodo di pagamento tracciato (carta di credito, di debito ecc.).

La limitazione ai pagamenti in contanti ai sensi della Legge Finanziaria rileva nei seguenti casi:

• per le spese di cui sopra sostenute direttamente dall’impresa,
• poi per i rimborsi analitici di tali spese a lavoratori autonomi/professionisti, e
• per i rimborsi analitici di tali spese a lavoratori dipendenti e collaboratori (in particolare amministratori).

In questo senso sono state modificate le disposizioni sui redditi di lavoro autonomo nell’art. 54 del TUIR: è stato stabilito che il rimborso analitico di tali spese non rappresenta più reddito per il professionista, e di converso le spese sostenute dallo stesso non sono più deducibili. Le spese sono deducibili per il committente che le rimborsa. Se però le spese sono state pagate in contanti non saranno più deducibili per l’impresa e rappresenteranno reddito per il professionista, con implicazioni anche in relazione all’obbligo di operare la ritenuta d’acconto.

Infine, sono state modificate anche le norme sulla tassazione del reddito di lavoro dipendente – art. 51, comma 5 del TUIR. È stato stabilito che i rimborsi analitici delle spese di trasferta di cui sopra non sono soggetti a ritenuta ed a contributi previdenziali soltanto se sostenute dal dipendente con mezzi di pagamento tracciati.

Per dettagli rimandiamo alla ns. succitata circolare 50/2024, che vi invitiamo a rileggere con attenzione.

Con il citato D.L. 84/2025, in vigore dall’8 giugno 2025 vengono introdotte alcune significative modifiche al testo in vigore da inizio anno:

• Spese sostenute all’estero: la riforma di cui sopra riguarda soltanto le spese sostenute in Italia. Quindi, le spese di cui sopra relative alle trasferte effettuate all’estero possono essere trattate nelle pratiche di rimborso come in passato, anche se pagate in contanti. Ciò vale sia per i dipendenti che per gli amministratori ed i lavoratori autonomi/professionisti.

- Definizione di trasporti pubblici di linea: viene meglio definito il termine di trasporto pubblico non di linea. Si intendono qui in particolare le prestazioni dei taxi e dei noleggi con conducente, escludendo tra questi i trasporti di persone tramite treno, aereo, autobus di linea urbana e metropolitana e tram. Sono altresì escluse dalle nuove limitazioni le spese di parcheggio e quelle di noleggio auto, che possono quindi essere ancora pagate in contanti.

- Spese sostenute nel territorio comunale: viene chiarito in relazione ai dipendenti ed ai collaboratori (quali gli amministratori) – contrariamente a quanto si riteneva in un primo momento – che anche per i rimborsi di spese di “trasferta” sostenute all’interno del territorio comunale vale la regola del pagamento tramite mezzi tracciabili. Essendo tali spese già in precedenza non deducibili per l’impresa, si riteneva che fosse comunque ammesso il pagamento in contanti. Invece il legislatore ha disposto diversamente: se tali spese vengono pagate in contanti, sono in primis non deducibili per l’impresa, ed in seconda battuta rappresentano un reddito imponibile per il percipiente (dipendente, collaboratore)!

- Rimborsi spese ad altre imprese: particolarmente gravosa è la seguente nuova regola che riguarda i rimborsi di spese alle imprese. Finora la tracciabilità delle spese rimborsabili riguardava soltanto i professionisti, mentre ora con il nuovo decreto tale tracciabilità è stata allargata anche ai rimborsi effettuati nei confronti di imprese. Ne consegue, a nostro parere, che ora se si rimborsano ad un’impresa appaltatrice ad es. le spese di vitto ed alloggio dei dipendenti impiegati nello svolgimento di un contratto di appalto, queste devono essere documentate come sopra. Per l’impresa appaltatrice tali spese non saranno neutrali, ma deducibili e tassabili in quanto ricavi nel momento dell’addebito all’impresa appaltante. Anche se si rimborsano ad es. ad un agente di commercio indipendente spese di trasferta ecc., queste saranno deducibili dal reddito dell’impresa soltanto se pagate con mezzi di pagamento tracciabili.

Suggerimento: nella pratica sarà quasi impossibile che un’impresa sia in grado di verificare la tracciabilità delle spese sostenuta da un’altra impresa che gliele addebita. Per cui vi consigliamo di richiedere di volta in volta alla ditta appaltatrice una dichiarazione di questo tenore: “Con riferimento alle spese di vitto, alloggio, trasporto ecc. addebitatevi in fattura, si dichiara che le stesse sono state sostenute dalla scrivente società/azienda con mezzi di pagamento tracciabili, e che comunque si solleva il committente da ogni eventuale danno che gli può derivare da un’eventuale dichiarazione non veritiera.” È inoltre opportuno prevedere nel contratto di appalto una clausola che impegni l’appaltatore ad utilizzare mezzi di pagamento tracciabili ed a conservare la relativa documentazione.

• Spese proprie dell’impresa: viene chiarito in maniera restrittiva anche il fatto che anche per le spese proprie dell’impresa o del professionista valgono le limitazioni per le spese di cui sopra: se sostengono in proprio spese di trasferta, vitto e alloggio ecc., queste devono essere pagate con mezzi tracciabili, a pena di indeducibilità.
• Spese di rappresentanza: se l’imprenditore invita al bar o al ristorante clienti, tali spese dal 1° gennaio 2025 sono deducibili soltanto se pagate con mezzi tracciabili. Lo stesso vale anche per i regali che ricadono nella categoria delle spese di rappresentanza.

Queste norme restrittive sono ora, a seguito dell’approvazione del DL 84/2025, applicabili anche ai professionisti, e si applicano anche all’acquisto di oggetti d’arte (resta il limite dell’1% dei ricavi).

Tutte le novità del DL 84/2025 si applicano a partire dal periodo di imposta in corso al 18 giugno 2025, quindi di regola retroattivamente a partire dal 2025.

2. Neutralità fiscale dei conferimenti e riorganizzazioni di studi professionali

Viene fornito un nuovo chiarimento in relazione alle operazioni straordinarie nell’ambito delle attività professionali. Il conferimento di uno studio professionale (compresa la clientela) in una associazione professionale, società semplice o società tra professionisti può avvenire in neutralità fiscale ai sensi dell’art. 177-bis TUIR. La partecipazione ottenuta in cambio avrà lo stesso valore fiscale della struttura conferita. Viene inoltre chiarito che la successiva cessione della quota di partecipazione non rappresenta un caso di abuso del diritto. Ciò in aderenza alla clausola di salvaguardia prevista per le imprese (artt. 173 n° 15-quater e 176 TUIR). Il chiarimento vale retroattivamente a partire dal periodo di imposta 2024.

3. Interessi attivi/proventi finanziari per professionisti

Per effetto dell’introduzione del nuovo comma 3-bis all’art. 54, TUIR, gli interessi / altri proventi finanziari percepiti nell’ambito del reddito di lavoro autonomo (ad es. gli interessi attivi sui c/c) costituiscono redditi di capitale e non concorrono, pertanto, alla formazione del reddito di lavoro autonomo: sono già tassati con la ritenuta a titolo di imposta del 26%. La novità è applicabile a partire dal periodo di imposta in corso al 13.12.2024 (di regola il 2024).

4. Reverse charge nel settore dei trasporti

Ricordiamo che con la Finanziaria del 2025 (art. 1, comma 57 legge 207/2024) era stato introdotto un nuovo meccanismo di reverse charge (art. 17 (6) a-quinquies della legge IVA) per prestazioni di servizi caratterizzate da prevalente utilizzo di manodopera nei settori del trasporto, della movimentazione di merci e servizi di logistica. Le relative disposizioni di attuazione (non ancora emanate) dovevano meglio definire il perimetro di applicazione della nuova norma.

Con il DL 84/2025 è stato soppresso il riferimento al “prevalente utilizzo di manodopera” semplificando il tutto. In attesa dell’autorizzazione dell’UE, a cui è subordinata l’efficacia della norma, viene consentito di applicare il reverse charge su base volontaria, previa apposita comunicazione all’Agenzia Entrate. Non appena disponibile tale modello vi informeremo.