Notverordnung Nr. 84/2025 mit zahlreichen Änderungen, insbesondere bei Spesenerstattungen

Mit Notverordnung Nr. 84 vom 17. Juni 2025 sind eine Reihe von Neuerungen erlassen worden, die unmittelbar rechtswirksam sind. Von unmittelbarer Bedeutung sind sicher die Änderungen bei den Spesenerstattungen. Insbesondere wird geklärt, dass Unterkunfts-, Verpflegungs- und Repräsentationsaufwendungen sowie Aufwendungen für den öffentlichen Personentransport im Ausland weiterhin in bar bezahlt werden dürfen.

1. Unterkunfts-, Verpflegungs- und Repräsentationsausgaben ohne Barzahlung

Wir haben Sie bereits mit unserem Rundschreiben Nr. 50/2024 vom 28. Dezember 2024 darüber informiert: Seit 1. Jänner 2025 (genauer: ab der Steuerperiode, welche nach dem 31. Dezember 2024 beginnt) sind Verpflegungskosten, Unterkunftskosten und Ausgaben für die öffentliche Personenbeförderung (ausgenommen der Linienverkehr; betroffen sind also vor allem Taxi sowie Mietwagenunternehmer mit Fahrer) sowie Repräsentationsausgaben nur noch steuerlich anerkannt, wenn sie mit Bank- oder Postüberweisung oder anderen nachvollziehbaren Zahlungsmitten (z. B. Kreditkarte oder Debitkarte) beglichen worden sind. Umgekehrt: In bar bezahlte Hotel- und Gasthausrechnungen oder Belege für Taxifahrten sind für Steuerzwecke nicht mehr anerkannt. Der Verzicht auf Barzahlungen gilt im Sinne des Haushaltsgesetzes

• zunächst für direkte Ausgaben des Unternehmens im obgenannten Sinne,
• dann aber auch für analytische Erstattungen solcher Ausgaben an Freiberufler und
• für analytische Erstattungen solcher Ausgaben an Lohnabhängige und freie Mitarbeiter (also insbesondere an Verwaltungsräte).

In diesem Sinne wurden auch die Bestimmungen über die Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit in Art. 54 EESt geändert: Es wurde geklärt, dass analytische Erstattungen solcher Ausgaben für den Freiberufler keine Einnahmen mehr darstellen, umgekehrt aber auch die Ausgaben von ihm nicht mehr abgezogen werden dürfen, also reine neutrale Durchlaufposten darstellen. Absetzbar sind die Ausgaben beim auftraggebenden (und erstattenden) Unternehmen. Wird allerdings die nachvollziehbare Zahlungspflicht nicht eingehalten, wird auch beim erstattenden Unternehmen die Absetzbarkeit aberkannt, und die Erstattungen stellen beim Freiberufler Einkünfte dar, mit entsprechenden Auswirkungen auch auf die Quellensteuern.

Und schließlich wurden die Regeln über die Besteuerung der Lohneinkünfte in Art. 51 Abs. 5 EESt geändert. Dort wurde festgelegt, dass analytische Erstattungen von Ausgaben für die Verpflegung, die Unterkunft und für die öffentliche Personenbeförderung (immer mit Ausnahme der Liniendienste) nur mehr dann nicht der Lohnsteuer und den Sozialabgaben zu unterwerden sind, wenn die Ausgaben durch den Mitarbeiter mit nachvollziehbaren Zahlungsmethoden, also i. W. ohne Bargeld, beglichen worden sind.

Für Details verweisen wir auf unser obgenannten Rundschreiben Nr. 50/2024, und eine kurze Lektüre ist notwendig, um die nachstehenden Änderungen besser einordnen zu können.

Mit der eingangs genannten Notverordnung Nr. 84/2025, in Kraft seit dem 18. Juni 2025, werden nun an dem seit Jahresbeginn geltenden Reformwerk nämlich wesentliche Änderungen vorgenommen:

- Ausland nicht betroffen: Zunächst die gute Nachricht! Die obgenannte Reform gilt nur für in Italien getragene Aufwendungen. Wer also im Ausland Unterkunfts-, Verpflegungs- und öffentliche Personenbeförderungskosten getragen hat, kann diese weiterhin nach den früheren Verfahren abrechnen, auch wenn sie in bar bezahlt worden sind. Dies gilt auch für die Spesenerstattungen an Verwaltungsräte, Lohnabhängige oder Freiberufler.

- Definition der Liniendienste: Genauer geklärt wird auch der Begriff der „öffentlichen Personenbeförderungskosten mit Ausnahme der Liniendienste“: Es handelt sich hier vor allem um die Leistungen der Taxiunternehmen und der Mietwagenunternehmer mit Fahrer, während die öffentlichen Personenbeförderungen über Zug, Flugzeug, Linienbus und Trambahn ausgenommen sind. Ebenfalls nicht unter die Neuerungen und damit unter das Verbot der Barzahlung fallen Parkplatzspesen für das Auto und auch nicht Mietausgaben für ein Auto; diese Ausgaben können also sowohl im In- als auch im Ausland weiterhin in bar bezahlt werden.

- Auch Ausgaben innerhalb der Gemeinde: Mit Bezug auf die Lohnabhängigen und freien Mitarbeiter wird – im Unterschied zur ursprünglichen Auslegung – festgehalten, dass auch Spesenerstattungen für Unterkunft, Verpflegung und öffentliche Personenbeförderung innerhalb der Gemeinde bargeldlos bezahlt werden müssen. Nachdem solche Spesen allgemein nicht als Betriebsausgaben absetzbar sind, war man eigentlich davon ausgegangen, dass für diese Spesen auch die Barzahlung unerheblich wäre. Dem erteilt der Gesetzgeber jetzt eine Absage: Werden von den Mitarbeitern innerhalb der Gemeinde solche Spesen in bar getragen und dann vom Arbeitgeber erstattet, so sind sie erstens nicht absetzbar, zweitens stellen diese Erstattungen aber steuerpflichtige Einkünfte der Mitarbeiter dar mit Auswirkungen auf die Lohnsteuer und die Sozialabgaben.

- Auch analytische Spesenerstattungen an Unternehmer betroffen: Am gravierendsten ist aber die folgende Neuerung in der Notverordnung. Im Haushaltsgesetz war die Nachverfolgbarkeit der Spesenerstattungen (abgesehen von Mitarbeiter und Verwaltern) nur für solche an Freiberufler verlangt worden (z. B. Erstattung der Unterkunftsspesen an einen Rechtsanwalt für die Teilnahme an einer auswertigen Gerichtsverhandlung). Die entsprechende Neuerung war irritierenderweise in Art. 95 EESt unter die Personalkosten eingefügt worden. Nun wird sie dort wieder gelöscht und in Art. 109 EESt als allgemeine Regelung für Spesenerstattungen an Dritte verschoben. Das hat zur Folge, dass sie sowohl für Erstattungen an Freiberufler als auch für solche an Unternehmen gilt. Daraus folgt z. B.: Die analytischen Erstattungen für Unterkunft, Verpflegung und öffentliche Personenbeförderung an einen selbständigen Vertreter sind nur mehr absetzbar, wenn der Vertreter diese Ausgaben auch mit nachvollziehbaren Zahlungsmitteln bezahlt hat. Und so wie die Norm geschrieben ist, muss sie u. E. auch für Unternehmerwerkverträge gelten, wo z. B. für einen Subunternehmer analytisch die Kosten für die Unterbringung und Verpflegung seiner Mitarbeiter übernommen wird. Bei den Unternehmen ist allerdings keine Neutralität vorgesehen. Er wird die Spesen also auch bei nachvollziehbarer Zahlung weiterhin absetzen und dann weiterbelasten und somit Aufwendungen und Erlöse verbuchen.

Empfehlung: Es wird wohl in der Praxis kaum möglich sein, dass ein Unternehmer den Zahlungsverkehr von ihm beauftragter Unternehmen und Freiberufler kontrolliert, um nachvollziehbare Zahlungsvorgänge zu überprüfen. Wir empfehlen daher in all diesen Fällen folgende Erklärung zu verlangen: „Mit Bezug auf die in Rechnung gestellten Unterkunfts-, Verpflegungs- und Reisekosten wird erklärt, dass diese mit nachvollziehbaren Zahlungsmethoden bezahlt werden, und der Auftraggeber wird auf jeden Fall schadlos gehalten, sollte hier eine Falscherklärung vorliegen.“ Man tut gut daran, in Werkverträgen entsprechende Verpflichtungen zum bargeldlosen Zahlungsverkehr vorzusehen und zudem den Werknehmer zu verpflichten, die entsprechenden Unterlagen für Kontrollzwecke aufzubewahren.

• Eigene Ausgaben des Unterhemers: Restriktiv geklärt wird auch, dass die neuen Einschränkungen auch für Ausgaben des Unternehmers oder Freiberuflers selbst gelten: Wenn diese für sich selbst Unterkunfts- und Verpflegungs- oder Beförderungsaufwendungen tätigen, müssen sie bargeldlos bezahlt werden, ansonsten sind sie nicht absetzbar.

Repräsentationsausgaben: Wenn der Unternehmer mit Kunden eine Bar oder Gaststätte besucht, so sind die entsprechenden Spesen seit 1. Jänner 2025 als Verkaufs- oder Repräsentationskosten nur absetzbar, wenn sie bargeldlos bezahlt worden sind. Dies gilt auch für Geschenke, die unter die Repräsentationsausgaben fallen.

Diese restriktive Regelung für die Repräsentationsausgaben wird nun durch G.V. 84/2025 auch auf die Freiberufler ausgedehnt. Dies gilt auch für den Ankauf von Kunstgegenständen und Antiquitäten und von anderen Gegenständen, die unentgeltlich abgetreten werden. Es gilt hier weiterhin die Obergrenze von 1% der Einnahmen.

Die mit der Notverordnung Nr. 84/2025 eingeführten Neuerungen gelten für die zum 18. Juni 2025 laufende Steuerperiode, d. h., bei einem mit dem Kalenderjahr übereinstimmenden Geschäftsjahr rückwirkend ab 1. Jänne 2025.

Anmerkung: Es bleibt nur die Hoffnung, dass alsbald wieder ein Formfehlernachlass kommt und dass Vergehen im Zusammenhang mit bargeldlosen Zahlungen von diesem abgedeckt werden.

2. Steuerneutrale Umgründungen und Einbringungen

Eine neue Klarstellung wird mit Bezug auf die steuerneutralen Umgründungen für die freiberuflichen Tätigkeiten vorgesehen. Die Einbringung einer einheitlichen Struktur, die für die Ausübung einer geschützten beruflichen Tätigkeit organisiert ist (einschließlich Kundenstock), in eine Sozietät, einfache Gesellschaft oder Freiberuflergesellschaft erfolgt steuerlich neutral (Art. 177-bis EESt). Die dafür erhaltene Beteiligung behält den steuerlichen Wertansatz der eingebrachten Struktur bei. Diesbezüglich wird nun geklärt, dass die nachträgliche Abtretung der Beteiligung keinen Missbrauch darstellt. Dies erfolgt in Anlehnung an die gleiche salvatorische Klausel, die für die Unternehmen vorgesehen ist (Art. 173 (15/quater) und 176 EESt). Die Klarstellung gilt rückwirkend bereits ab der Steuerperiode 2024.

3. Aktivzinsen stellen Kapitalerträge dar

Die von Freiberuflern und Sozietäten erzielten Zinserträge zählen nicht zu den entsprechenden freiberuflichen Einkünften. Sie sind als Kapitalerträge zu klassifizieren. Dies bedeutet im Konkreten, dass diese Erträge durch die Abgeltungssteuer von 26% nicht mehr unter der ordentlichen Besteuerung zu berücksichtigen sind. Die Klarstellung gilt ebenfalls rückwirkend bereits ab der Steuerperiode 2024 und kann demnach bereits in der anstehenden Steuererklärung für 2024 angewandt werden.

4. Reverse charge im Transportwesen:

Zur Erinnerung: Bereits mit dem Haushaltsgesetz 2025 (Art. 1 Abs. 57 G. Nr. 207/2024) wurde ein neues Reverse-Charge-Verfahren vorgesehen (Art. 17 (6) (a-quinquies) MwStG) für arbeitsintensive Leistungen in den Bereichen Frachtwesen, Transporte und Logistik. Die entsprechenden Anforderungen sollten über eigene Durchführungsbestimmungen definiert werden, und es ist auch eine eigene Zustimmung durch die EU-Kommission erforderlich. Beides ist bis dato ausständig.

Durch die Notverordnung Nr. 84/2025 wird der Zugang erleichtert, indem die ursprünglichen Anforderungen an die Arbeitsintensität gelöscht werden. In Erwartung der Genehmigung durch die EU-Kommission wird vorgesehen, das Reverse-Charge-Verfahren auf freiwilliger Basis zuzulassen. Es soll hierfür eine eigene Meldung an die Agentur der Einnahmen gemacht werden. Sobald der entsprechende Vordruck nebst Anleitungen vorliegt, werden wir Sie darüber informieren.