Collegamento obbligatorio lettori POS con casse

Vi abbiamo già informato: dal 1° gennaio 2026 è obbligatorio il collegamento digitale tra i terminali POS e i registratori di cassa elettronici. Non è necessario un collegamento fisico, ovvero un cablaggio, tra il dispositivo POS e il registratore di cassa, né un intervento sui sistemi di cassa esistenti. Il collegamento avviene esclusivamente in modo digitale tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell'Agenzia delle Entrate.

L'Agenzia delle Entrate ha già pubblicato i dettagli operativi necessari in un regolamento del 31 ottobre 2025. L'obbligo doveva entrare in vigore solo quando l'Agenzia avrebbe attivato la piattaforma necessaria sul proprio sito web. Ed è proprio ciò che è accaduto la settimana scorsa: il 5 marzo 2026 l'Agenzia ha istituito questo servizio web, rendendo così effettivo l'obbligo di legge di collegare i terminali POS ai registratori di cassa elettronici ai sensi dell'art. 2, comma 3, del Decreto Legge 127/2015.

Sono interessate tutte le soluzioni POS, compresi i terminali POS fisici, le soluzioni di e-commerce e pay-by-link, nonché i sistemi POS già integrati. Non sono interessate le aziende senza registratore di cassa.

A partire da subito, gli imprenditori possono segnalare l'utilizzo tra registratori di cassa telematici o server RT e strumenti di pagamento elettronici (terminali POS fisici o virtuali) tramite l'area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” e il servizio “Gestione collegamenti”.

Per la realizzazione del collegamento valgono i seguenti termini:

• Per i mezzi di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra il 1° gennaio e il 31 gennaio 2026, si applica un periodo transitorio di 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio online, ovvero il collegamento deve essere effettuato entro e non oltre il 20 aprile 2026.

- Per i mezzi di pagamento POS attivati a partire dal 1° febbraio 2026, ogni nuovo collegamento o modifica deve essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla disponibilità del mezzo di pagamento elettronico e al più tardi entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese (esempio: mezzo di pagamento 2 febbraio 2026; collegamento nel periodo compreso tra il 6 aprile e il 30 aprile 2026).

La procedura operativa dipende anche dal numero di registratori di cassa registrati: per un massimo di cinque registratori di cassa si applica una procedura semplificata con visualizzazione diretta dei numeri di serie dei registratori di cassa e dei dati POS comunicati dagli acquirenti. Se i registratori di cassa sono più di cinque, si applica una procedura standard con funzioni di ricerca per l'identificazione dei rispettivi dispositivi.

Il legislatore ha previsto sanzioni amministrative molto severe per coloro che non rispettano le norme o registrano in modo errato le loro entrate:

• Mancato collegamento tra POS e registratore di cassa: sanzione pecuniaria compresa tra 1.000 e 4.000 euro;
• Registrazione errata del pagamento: se alla cassa viene registrato “contante” anche se il pagamento è stato effettivamente effettuato tramite un terminale POS, ciò è considerato una trasmissione errata dei dati. La sanzione è di 100 euro per transazione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre.
• Misure aggiuntive: in caso di violazioni gravi o ripetute, può essere imposta la sospensione dell'attività commerciale o della licenza per un periodo compreso tra 15 giorni e 2 mesi (in caso di recidiva fino a 6 mesi).

Alleghiamo alla presente circolare una breve guida per l'attivazione del collegamento, che spiega come attivare il collegamento in sette passaggi.

Saremo lieti di assistervi, se necessario, nell'esecuzione di tale attivazione. A tal fine, vi preghiamo di rivolgervi al nostro ufficio.

Infine, alcune indicazioni pratiche:

• Verificate quali dispositivi POS erano attivi a gennaio 2026.
• Assicuratevi che questi siano collegati al rispettivo registratore di cassa entro e non oltre il 20 aprile 2026.
• In caso di più registratori di cassa o dispositivi POS, si consiglia di concordare tempestivamente con il fornitore del software del registratore di cassa.

Allegato: Guida all'attivazione