Verpflichtende Verbindung zwischen POS-Geräten und Kassensystem

Wir haben Sie bereits darüber informiert: Seit 1. Jänner 2026 ist die digitale Verbindung zwischen POS-Terminals und elektronischen Registrierkassen verpflichtend. Eine physische Verbindung, sprich eine Verkabelung, zwischen POS-Gerät und Kasse ist nicht erforderlich, ebenso wenig ein Eingriff in bestehende Kassensysteme. Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich digital über das Portal „Fatture e Corrispettivi“ der Agentur der Einnahmen.

Die Agentur der Einnahmen hat bereits am 31. Oktober 2025 in einer Verordnung die notwendigen operativen Details hierfür veröffentlicht. Die Verpflichtung sollte aber erst wirksam werden, sobald die Agentur auf ihrer Homepage auch die notwendige Plattform freischaltet. Genau das ist diese Woche geschehen: Am 5. März 2026 hat die Agentur diesen Webdienst eingerichtet, und damit wird die gesetzliche Verpflichtung zur Verknüpfung von POS-Terminals mit elektronischen Registrierkassen gemäß Art. 2 Abs. 3 des Gesetzesdekrets Nr. 127/2015 jetzt wirksam.

Betroffen sind alle POS-Lösungen – inklusive physischer POS-Terminals, E-Commerce- und Pay-by-Link-Lösungen sowie bereits integrierter POS-Systeme. Nicht betroffen sind Betriebe ohne Registrierkasse.

Ab sofort können Unternehmer über den reservierten Bereich des Portals „Fatture e Corrispettivi“ und den Dienst „Gestione collegamenti“ die Zuordnung zwischen telematischen Registrierkassen bzw. RT-Servern und den elektronischen Zahlungsinstrumenten (physische oder virtuelle POS-Terminals) melden.

Für die Herstellung der Verbindung gelten folgende Fristen:

• Für Zahlungsmittel, die bereits am 1. Jänner 2026 im Einsatz waren oder zwischen dem 1. Jänner und dem 31. Jänner 2026 verwendet wurden, gilt eine Übergangsfrist von 45 Tagen ab Bereitstellung des Online-Dienstes, d. h., die Verbindung muss bis spätestens 20. April 2026 hergestellt werden.
• Für ab 1. Februar 2026 aktivierte POS-Zahlungsmittel muss jede neue Verbindung oder Änderung ab dem 6. Tag des zweiten Monats nach Verfügbarkeit des elektronischen Zahlungsmittels und spätestens bis zum letzten Arbeitstag desselben Monats erfolgen (Beispiel: Zahlungsmittel 2. Februar 2026; Verbindung in der Zeit zwischen 6. April und 30. April 2026).

Die operative Vorgehensweise hängt auch von der Anzahl der registrierten Registrierkassen ab: Bei bis zu 5 Registrierkassen gilt ein vereinfachtes Verfahren mit direkter Anzeige der Seriennummern der Registrierkassen sowie der von den Acquirern gemeldeten POS-Daten. Bei mehr als 5 Registrierkassen kommt ein Standardverfahren mit Suchfunktionen zur Identifikation der jeweiligen Geräte zur Anwendung.

Der Gesetzgeber hat sehr strenge Verwaltungsstrafen für diejenigen vorgesehen, die sich nicht an die Vorschriften halten oder ihre Einnahmen falsch erfassen:

• Fehlende Verbindung zwischen POS und Registrierkasse: Geldstrafe zwischen 1.000 und 4.000 Euro;
• Fehlerhafte Zahlungsregistrierung: Wird an der Kasse „Bargeld“ erfasst, obwohl die Zahlung tatsächlich über ein POS-Terminal erfolgt ist, gilt dies als fehlerhafte Datenübermittlung. Die Strafe beträgt 100 Euro pro Transaktion, bis zu 1.000 Euro pro Quartal.
• Zusätzliche Maßnahmen: Bei schweren oder wiederholten Verstößen kann die Aussetzung der Geschäftstätigkeit bzw. Lizenz für einen Zeitraum von 15 Tagen bis zu 2 Monaten (bei Wiederholung bis zu 6 Monaten) verhängt werden.

Wir legen diesem Rundschreiben einen kurzen Leitfaden zur Aktivierung der Verbindung bei, den wir bewusst nicht übersetzen, da die Bezeichnungen und Funktionen im Portal ausschließlich in italienischer Sprache verfügbar sind. Der Leitfaden erklärt, wie in 7 Schritten die Verbindung aktiviert wird.

Gerne unterstützen wir Sie bei Bedarf bei der Durchführung dieser Aktivierung. Bitte wenden Sie sich hierzu an unser Büro.

Abschließend noch einige praktische Hinweise:

• Prüfen Sie, welche POS-Geräte im Jänner 2026 aktiv waren.
• Stellen Sie sicher, dass diese bis spätestens 20. April 2026 mit der jeweiligen Registrierkasse verknüpft werden.
• Bei mehreren Kassen oder POS-Geräten empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem Kassensoftware-Anbieter.

Anlage: Leitfaden zur Aktivierung