MwSt-Gutschriften bei Insolvenz- und Vergleichsverfahren – Termin 30. April 2025 unbedingt beachten!

Die Frage stellt sich immer wieder, wenn ausgestellte Rechnungen von Kunden infolge von Insolvenz- oder Vergleichsverfahren uneinbringlich sind: Ab wann und bis wann darf zumindest für die nicht kassierte Mehrwertsteuer noch eine Gutschrift ausgestellt werden?

Die entsprechenden Bestimmungen findet man im Art. 26 MwStG, und zwar in den Absätzen 2 und 3. Im Absatz 2 wird allgemein vorgesehen, dass bei Berichtigungen im Falle von Nichtigkeit, Annullierung, Widerruf, Kündigung und „ähnlichen Fällen“ oder von vertraglich vereinbarten Rabatten oder Nachlässen, der Lieferer oder Leistende die MwSt berichtigen kann. In der Praxis kann dies aufgrund der Aufzeichnungsfristen bis zur Abgabe der MwSt-Jahreserklärung des Jahres erfolgen, in welchem der entsprechende Sachverhalt eingetreten ist. Treten die vorgenannten Sachverhalte aufgrund von einvernehmlichen Änderungen zwischen den Parteien ein, oder bei Behebung von Fehlern, darf die Berichtigung nur innerhalb eines Jahres nach der Leistungserbringung durchgeführt werden.

Die Jahresfrist gilt nicht für Insolvenzverfahren. Hier darf auch nach Ablauf eines Jahres eine Gutschrift ausgestellt werden. Für die Frage „ab wann?“ ist zwischen Insolvenzverfahren zu unterscheiden, die vor oder ab dem 26. Mai 2021 begonnen haben.

• Für vor dem 26. Mair 2021 eröffnete Insolvenzverfahren dürfen Gutschriften mit MwSt im Sinne von Art. 26 MwStG erst ab dem Datum des endgültigen Abschlusses des Verfahrens ausgestellt werden dürfen.
• Für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren hingegen darf im Sinne von G.V. Nr. 73/2021 darf eine Gutschrift für die MwSt bereits ab Eröffnung des Insolvenzverfahrens ausgestellt werden. Hier entsprechend nochmals die relevanten Bezugsdaten für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren:
• Datum des Urteils über die Eröffnung eines Konkursverfahrens,
• Datum der Verordnung über die Zulassung zu einem gerichtlichen Vergleichsverfahren („concordato preventivo“),
• Datum der Verordnung über ein kontrolliertes Liquidationsverfahren (bei Genossenschaften),
• Datum der Homoligierung eines Umschuldungsverfahrens (Art. 182-bis RD Nr. 267/1942),
• Datum der Veröffentlichung im Handelsregister des geprüften Umschuldungsplanes bei Verfahren im Sinne von Art. 67 Abs. 3 Buchst. d RD Nr. 267/1942 bzw.
• Datum der Verordnung über ein Verfahren zur außerordentlichen Verwaltung bei Großunternehmen.

In der Verhaltensnorm Nr. 222 vom September 2023 der italienischen Vereinigung der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater AIDC wird zudem die Auffassung vertreten, dass die längere Frist laut Art. 26 Absatz 2 MwStG auch bei Vergleichen angewandt werden kann, die auf die Beilegung von Streitfällen ausgerichtet ist und entsprechend belegt werden kann.

• Grundlage für die Ausstellung einer Gutschrift sind weiters erfolglose Einzelvollstreckungsmaßnahmen zur Forderungseintreibung.

Aus der Auflistung ist ersichtlich, dass bei Konkursverfahren, gerichtlichen Vergleichsverfahren und der außerordentlichen Verwaltung von Großunternehmen sowie bei kontrollierten Liquidationsverfahren der Zeitpunkt der Gutschrift auf die Eröffnung des jeweiligen Verfahrens vorverlegt worden ist.

Bei den oben aufgezeigten Umschuldungsverfahren und auch bei individuellen gerichtlichen Eintreibungsverfahren wird weiterhin auf die Beendigung des Verfahrens bzw. auf den erfolglosen Ausgang des Eintreibungsverfahrens abgestellt, um die Frist festzulegen, ab welcher die Gutschrift ausgestellt werden darf.

Nun stellt sich noch die Frage, bis wann eine Gutschrift mit MwSt ausgestellt werden darf, wenn ein Insolvenzverfahren oder ein Vergleich, wie oben aufgezeigt, vorliegen. Hier ist die Antwort Nr. 50/2022 der Agentur der Einnahmen relevant, welche besagt:

Eine Gutschrift mit MwSt ist spätestens innerhalb der Frist für die MwSt-Jahreserklärung für das Jahr, in welchem die Voraussetzungen eingetreten sind, auszustellen, und wenn die Gutschrift erst zwischen dem 1. Jänner und 30 April des Folgejahres ausgestellt wird, dann darf die MwSt im Monat oder Quartal abgezogen werden, in welchem die Gutschrift ausgestellt worden ist, oder in der MwSt-Jahreserklärung des Folgejahres.

Daraus folgt für das Jahr 2024:

Für alle Insolvenz- und Vergleichsverfahren, für welche im Kalenderjahr 2024 die Voraussetzungen für die Ausstellung einer Gutschrift mit MwSt eingetreten sind (entweder weil ein Verfahren aus der Zeit vor dem 26. Mai 2021 abgeschlossen worden ist, oder weil 2024 ein neues Insolvenz- oder Vergleichsverfahren eröffnet worden ist), durfte die Gutschrift im Laufe des Jahres 2024 ausgestellt werden mit Abzug der MwSt im jeweiligen Abrechnungszeitraum, oder die Gutschrift darf auch noch in der Zeit zwischen dem 1. Jänner 2025 und dem 30. April 2025 ausgestellt werden, und in diesem Fall ist die Vorsteuer entweder im Monat oder Quartal der Ausstellung abzuziehen oder aber in der MwSt-Jahreserklärung für 2025 im April 2026.

Werden diese Fristen versäumt, ist eine Heimholung der in Rechnung gestellten und nicht einbringlichen Mehrwertsteuer grundsätzlich verloren.

Es gibt allerdings noch zwei Hilfsmittel:

- Soweit die Nichtausstellung der Gutschrift nicht auf ein schuldhaftes Unterlassen durch den Steuerpflichtigen zurückzuführen ist (weil z. B. nachgewiesen werden kann, dass man von der Einstellung des Insolvenzverfahrens nicht informiert worden ist), kann noch ein eigener Antrag auf Erstattung der verlorenen Mehrwertsteuer im Sinne von Art. 30-ter Abs. 1 MwStG gestellt werden. Aus persönlicher Erfahrung können wir bestätigen, dass solche Anträge von den zuständigen Ämtern durchaus bearbeitet werden.

• In seltenen Fällen kann auch eine Ergänzungserklärung für die MwSt-Jahreserklärung abgegeben werden.