Neuerungen bei Sachentlohnungen auf Firmenwagen 2025 – das perfekte Chaos

Wir haben Sie bereits mit unseren Rundschreiben Nr. 1/2025 und 20/2025 darüber informiert: Für 2025 gilt eine neue Regelung zur Berechnung der Sachentlohnung bei gemischter Nutzung von Firmenfahrzeugen. In der Zwischenzeit hat die Agentur der Einnahmen mit Rundschreiben Nr. 10/E vom 3. Juli 2025 und dann mit einer verbindlichen Auskunft („interpello“ Nr. 192 vom 22. Juli 2025) die Neuerungen erläutert und damit ein Chaos geschaffen, das eigentlich nur damit zu erklären ist, dass alle Unternehmen angehalten werden sollen, umgehend Elektrofahrzeuge zu kaufen. Im Sinne dieser neuen Auslegungen der Agentur der Einnahmen wird es notwendig sein, in vielen Fällen die Privatnutzung nicht anhand der ACI-Tabellen, sondern in Anlehnung an den gemeinen Wert von Autovermietern usw. festzulegen. Fahrzeuge, die ab 1. Juli 2025 zur gemischten Nutzung überlassen werden, führen damit – ausgenommen die hybriden Fahrzeuge und Elektrofahrzeuge – durchwegs zu einer erheblichen Mehrbelastung bei Lohnsteuern und Sozialabgaben. Hier die Details:

Ab sofort wird man bei der Sachentlohnung nämlich, abhängig vom Anschaffungs- und Überlassungszeitpunkt des Fahrzeuges an den Mitarbeiter, zwischen 6 (!) Kategorien für die Berechnung der Sachentlohnung unterscheiden müssen:

1. Fahrzeuge mit Immatrikulation (Erstzulassung) vor dem 1. Juli 2020 und Überlassung an den Mitarbeiter ebenfalls vor dem 1. Juli 2020,
2. Fahrzeuge mit Erstzulassung nach dem 1. Juli 2020 und Überlassung an den Mitarbeiter ebenfalls nach dem 1. Juli 2020, aber innerhalb 30. Juni 2025;
3. Fahrzeuge mit Erstzulassung vor dem 1. Juli 2020, aber mit Überlassung zur gemischten Nutzung an den Mitarbeiter nach dem 1. Juli 2020;
4. Fahrzeuge mit Erstzulassung nach dem 1. Jänner 2025 und Überlassung zur gemischten Nutzung nach dem 1. Jänner 2025;
5. Übergangsregelung: Fahrzeuge mit Bestellung durch den Arbeitgeber vor dem 31. Dezember 2024 und Überlassung an den Mitarbeiter in der Zeit zwischen dem 1. Jänner 2025 und dem 30. Juni 2025 und
6. „Hammerregelung“: Fahrzeuge mit Bestellung/Erstzulassung vor dem 31. Dezember 2024 und Überlassung an den Mitarbeiter ab dem 1. Juli 2025.

Zu 1) Die Sachentlohnung für die private Nutzung von Firmenfahrzeugen, welche vor dem 1. Juli 2020 zugelassen worden sind und Mitarbeitern auch vor dem 1. Juli 2020 überlassen worden sind, wird nach wie vor mit dem spezifischen ACI-Tarif des jeweiligen Fahrzeuges für 15.000 km berechnet, und zwar für (gesetzlich) vermutete 4.500 km Privatnutzung im Jahr (gleich 30% von 15.000 km), abzüglich der etwaigen Kostenbeteiligung des Mitarbeiters. Für Verbrennermotoren ist dies sicher die günstigste Regelung. Der Haken: Wegen des Alters der Fahrzeuge wird die Regelung immer geringere Anwendung finden.

Zu 2) Für Vereinbarungen, welche ab dem 1. Juli 2020 (aber vor dem 1. Juli 2025) abgeschlossen worden sind und welche die Überlassung von Fahrzeugen betreffen, welche ebenfalls erst nach dem 1. Juli 2020 (aber vor dem 1. Jänner 2025) zugelassen worden sind, wird die jährliche Sachentlohnung hingegen im Sinne von Art. 1 Abs. 632 G. 160/2019 in Abhängigkeit vom Schadstoffausstoß dieser Fahrzeuge wie folgt, immer mit Bezug auf den ACI-Tarif von 15.000 km, festgelegt:

• bis zu 60 g/km: 25% von 15.000 km (entspricht 3.750 km/Jahr),
• über 60 g/km und bis zu 160 g/km: 30% von 15.000 km (entspricht 4.500 km/Jahr),
• über 160 g/km und bis zu 190 g/km: 50% von 15.000 km (entspricht 7.500 km/Jahr),
• über 190 g/km: 60% von 15.000 km (entspricht 9.000 km/Jahr).

Die so ermittelten pauschalen km für die Privatnutzung pro Jahr werden dann mit dem spezifischen ACI-Tarif des jeweiligen Fahrzeuges für 15.000 km multipliziert, und der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung ergibt sich nach Abzug des etwaigen Kostenbeitrages des Mitarbeiters.

Unter dieses Verfahren fallen also alle Fahrzeuge, die nach dem 1. Juli 2020 und vor dem 1. Jänner 2025

• zugelassen (immatrikuliert) worden sind,
• vom Arbeitgeber in diesem Zeitraum mittels Kaufvertrags, Leasings oder Mietvertrages erworben worden sind und
• ab dem 1. Juli 2020 und vor dem 1. Juli 2025 Mitarbeitern zur gemischten Nutzung überlassen worden sind.

Zu 3) Der obgenannte 3. Fall, also wo einem Mitarbeiter nach dem 1. Juli 2020 (aber vor dem 1. Juli 2025) ein Fahrzeug überlassen wird, das bereits vor dem 1. Juli 2020 zugelassen worden ist, bleibt weiterhin ohne spezifische gesetzliche Regelung, und es ist hier die Sachentlohnung nach dem gemeinen Wert zu ermitteln, wie wir ihn unter Fall 6) noch genauer erläutern werden. Übrigens dürfte auch der Anwendungsbereich dieser Fahrzeuge altersbedingt sehr begrenzt sein.

Zu 4) Für Fahrzeuge, welche nach dem 1. Jänner 2025 zugelassen werden und mit Verträgen, abgeschlossen nach dem 1. Jänner 2025, Mitarbeitern zur gemischten Nutzung überlassen werden, gilt - immer mit Bezug auf den ACI-Tarif für 15.000 km/Jahr - folgende Regelung:

• Für hybride Fahrzeuge (plug-in) gelten 20% von 15.000 km (entspricht 3.000 km/Jahr) als Privatnutzung.
• Für Elektrofahrzeuge hingegen gelten 10% von 15.000 km (entspricht also 1.500 km/Jahr) als Privatnutzung.
• Und für alle anderen Fahrzeuge werden pauschal 50% (entspricht 7.500 km/Jahr) als Privatnutzung herangezogen; das entspricht der Behandlung von Fahrzeugen mit deinem Schadstoffausstoß von über 160 g/km und bis zu 190 g/km nach der alten Regelung.

Die Auswirkungen dieser Neuerung haben wir mit unserem Rundschreiben Nr. 1/2025 im Detail erläutert.

Überm Daumen wird die Privatnutzung eines Verbrennerfahrzeuges mit dem Fünffachen eines Elektrofahrzeuges gewichtet.

Zu 5) Übergangsregelung: Für Fahrzeuge, welche zwar nach dem 1. Jänner 2025 zugelassen (Erstzulassung) worden sind, nachweislich aber innerhalb 31. Dezember 2024 vom Arbeitgeber bestellt worden sind und welche noch innerhalb 30. Juni 2025 zur gemischten Nutzung einem Mitarbeiter überlassen wurden, bleibt die frühere Regelung laut Fall 3) aufrecht, wonach die Sachentlohnung in Abhängigkeit vom Schadstoffausstoß dieser Fahrzeuge wie folgt, immer mit Bezug auf den ACI-Tarif von 15.000 km, festgelegt, wird:

• bis zu 60 g/km: 25% von 15.000 km (entspricht 3.750 km/Jahr),
• über 60 g/km und bis zu 160 g/km: 30% von 15.000 km (entspricht 4.500 km/Jahr),
• über 160 g/km und bis zu 190 g/km: 50% von 15.000 km (entspricht 7.500 km/Jahr),
• über 190 g/km: 60% von 15.000 km (entspricht 9.000 km/Jahr).

Über die Hintergründe für diese Übergangsregelung haben wir Sie im Detail mit unserem Rundschreiben Nr. 20/2025 informiert.

Wichtig: Mit dem eingangs genannten Rundschreiben Nr. 10/2025 wurde geklärt, dass diese Übergangs- oder Kulanzregel nur dann anzuwenden ist, wenn sie für den Steuerpflichtigen vorteilhaft ist: Daraus folgt, dass man für Verbrennermotoren i. d. R. für die „alte“ Regelung nach Fall 2) optieren wird, während man bei Hyprid- oder Elektroantrieb auf bei Bestellung des Fahrzeuges vor dem 31.12.24 sinnvollerweise die neue Regelung in Anspruch nehmen wird.

Zu 6): Und nun kommt der Hammer: Im eingangs genannten Rundschreiben Nr. 10 vom 3. Juli 2025 und in der Antwort Nr. 192 vom 22. Juli 2025 kommt die Agentur zum Schluss, dass Fahrzeuge, welche mit Vereinbarungen, abgeschlossen ab dem 1. Juli 2025, einem Mitarbeiter zur gemischten Nutzung überlassen werden, aber Fahrzeuge betreffen, welche vom Arbeitgeber bereits vor dem 31. Dezember 2024 bestellt (oder allgemein vor diesem Datum immatrikuliert worden sind,) nicht in mehr in eine der aufgezeigten Pauschalregelungen fallen, wie sie in den Fällen 1), 2), 4) oder 5) dargestellt worden sind, und entsprechend muss für diese Fahrzeuge der Sachwert der Privatnutzung nach allgemeinen Regeln des gemeinen Wertes ermittelt werden, wie oben bei Fall 3) aufgezeigt. Daraus folgt:

Soweit ein Fahrzeug, das vor dem 31. Dezember 2024 zugelassen worden ist, nach dem 1. Juli 2025 einem Mitarbeiter zur gemischten Nutzung überlassen wird, muss die Sachentlohnung nach den Maßstäben des „gemeinen Wertes“ ermittelt werden.

Der wunde Punkt ist, dass es – wie schon bei der Neuregelung im Jahr 2020 – keine klare amtliche Regelung für die Ermittlung dieses Sachwertes gibt. Nach den damaligen, dürftigen Klarstellungen (Erlass Nr. 46/E vom 14. August 2020) soll man wie folgt vorzugehen: Ermittlung des Marktwertes für die Nutzung des Wagens, abzüglich des Betrages für die betriebliche Verwendung. Der Marktwert könnte mit Bezug auf die Kosten eines Mietwagens (Langzeitmiete) bestimmt werden. Der betriebliche Anteil könnte im Verhältnis zu den betrieblich veranlassten und den privat gefahrenen Kilometern berechnet werden, oder auch in einem zeitlichen Verhältnis (z. B. fünf Siebtel, weil der Wagen an den Wochentagen vorwiegend nur betrieblich verwendet wird). Die Agentur hat damals auch auf entsprechende Anleitungen bei der Privatnutzung von Telefongeräten (Erlass Nr. 74/2017) verwiesen.

In Ermangelung amtlicher Anleitungen wird es hier notwendig sein, ein betriebliches Modell für die Berechnung der Privatnutzung und der entsprechenden Sachentlohnung zu erstellen.

Problem der Wiederzuweisungen von Fahrzeugen:

In diesem Zusammenhang ist auch auf eine weitere Klarstellung im jüngsten Rundschreiben Nr. 10/2025 zu achten: Bei der Zuweisung eines „alten“ Fahrzeuges an einen „neuen“ Mitarbeiter darf nicht auf die Rechtslage bei der Erstzuweisung des Fahrzeuges an einen Mitarbeiter abgestellt werden, sondern es ist auf die Rechtslage bei Zuweisung des Fahrzeuges an den „neuen“ Mitarbeiter zu achten.

Beispiel: Wird z. B. ein Fahrzeuge, das im Juni 2024 angekauft und damals nach den damaligen Bestimmungen einem Mitarbeiter zugewiesen worden ist (mit Ermittlung der Sachentlohnung nach Fall 2), wie oben aufgezeigt), jetzt im Juli 2025 infolge des Ausscheidens und der Neueinstellung eines Mitarbeiters einem anderen Mitarbeiter zur gemischten Nutzung überlassen, so darf nicht mehr auf die Rechtslage im Vorjahr (Fall 2) abgestellt werden, sondern es kommt der aufgezeigte Fall 6) zur Anwendung, mit der Folge, dass für die Ermittlung der Sachentlohnung der umständliche gemeine Wert herangezogen werden muss.

In der Zwischenzeit können wir ihnen nur folgende Empfehlung geben: Ältere Fahrzeuge sollten nach Möglichkeit noch mit einer Vereinbarung vor dem 1. Juli 2025 den Mitarbeitern zur gemischten Nutzung überlassen werden.

Abschließend noch eine Überlegung: Es ist absolut nachvollziehbar, dass der kriselnden Autoindustrie geholfen werden muss, ggf. auch durch Anreize in den Unternehmen, den eigenen Fuhrpark zu erneuern. Ob dieses hehre Ziel aber ein derartiges Chaos rechtfertigt, darf zumindest in Frage gestellt werden!