Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer – Anträge für das Jahr 2025 bis Mittwoch, 30. September 2026, einreichen

Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer – Anträge für das Jahr 2025 bis Mittwoch, 30. September 2026, einreichen

Unternehmen und Freiberufler können bis spätestens Mittwoch, den 30. September 2026, Anträge auf Erstattung der im Jahr 2025 in anderen EU-Mitgliedstaaten entrichteten Mehrwertsteuer einreichen. Da diese Möglichkeit erfahrungsgemäß leider oft ungenutzt bleibt, fassen wir die wichtigsten Grundsätze nachstehend zusammen.

Einreichung der Erstattungsanträge in Italien

Für italienische Unternehmen und Freiberufler gilt: Erstattungsanträge für Mehrwertsteuer, die in anderen EU-Mitgliedstaaten auf Eingangsleistungen entrichtet wurde, sind ausschließlich über die italienische Finanzverwaltung einzureichen. Gemäß Art. 38-bis2 DPR 633/1972 wird der Antrag elektronisch über die italienische Finanzverwaltung an den jeweiligen Erstattungsstaat weitergeleitet. Die Erstattung betrifft Vorsteuerbeträge aus Lieferungen und Leistungen, die im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen. Voraussetzung ist, dass der Antragsteller im Erstattungsstaat im Erstattungszeitraum weder seinen Sitz noch eine feste Niederlassung hatte und dort keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt hat; unschädlich sind insbesondere Umsätze, für die die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse Charge), sowie steuerfreie Beförderungsleistungen. Verfügt der Antragsteller im Erstattungsstaat über eine MwSt-Registrierung, über die der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, ist das Erstattungsverfahren ausgeschlossen.

Elektronische Übermittlung

Die Anträge sind ausschließlich elektronisch über die von der Agentur der Einnahmen bereitgestellten Dienste einzureichen. Die Einreichung kann erfolgen:

• direkt durch den Steuerpflichtigen oder
• durch einen zur elektronischen Übermittlung berechtigten Steuerberater bzw. anderen Vermittler.

Frist

Erstattungsanträge für das Kalenderjahr 2025 sind bis spätestens Mittwoch, 30. September 2026, einzureichen. Nach Ablauf dieser Frist können Anträge grundsätzlich nicht mehr für das betreffende Kalenderjahr gestellt werden.

Erstattungszeitraum

Der Antrag kann grundsätzlich gestellt werden:

• für das gesamte Kalenderjahr oder
• für einzelne Quartale.

Der Erstattungszeitraum darf nicht länger als ein Kalenderjahr und – bei unterjährigen Anträgen – nicht kürzer als drei Monate sein. Eine Ausnahme gilt für den Restzeitraum am Jahresende: Betrifft der Antrag den letzten Zeitraum eines Kalenderjahres (z.B. nur November und Dezember), darf er auch kürzer als drei Monate sein; in diesem Fall gilt der Mindestbetrag von 50 Euro. Es empfiehlt sich in vielen Fällen, bereits während des Jahres quartalsweise Anträge einzureichen, da dadurch Liquiditätsvorteile entstehen und Fehler noch innerhalb der gesetzlichen Frist korrigiert werden können.

Mindestbeträge

Für Erstattungsanträge gelten folgende Mindestbeträge:

• unterjährige Anträge (z.B. Quartalsanträge): mindestens 400 Euro
• Jahresanträge: mindestens 50 Euro

Liegt der Betrag eines unterjährigen Antrags unter 400 Euro, kann die Erstattung erst mit dem Jahresantrag beantragt werden.

Typische erstattungsfähige Aufwendungen

In der Praxis betreffen Erstattungsanträge häufig insbesondere:

• ausländische Hotelkosten,
• Mietwagenkosten,
• Treibstoffkosten,
• Messe- und Veranstaltungskosten,
• Reparatur- und Wartungsleistungen,
• lokale Dienstleistungen im Ausland.

Die Erstattungsfähigkeit richtet sich jedoch immer nach den nationalen Vorschriften des jeweiligen Erstattungsstaates. Bestimmte Aufwendungen können dort ausgeschlossen oder nur eingeschränkt erstattungsfähig sein (z.B. Bewirtungs- oder Fahrzeugkosten).

Belege und Rechnungsanforderungen

Dem Antrag sind die Rechnungsdaten je Beleg einzeln zu übermitteln (Rechnungsdatum und -nummer, Lieferant mit MwSt-Nummer, Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag sowie ein Ausgabenschlüssel nach vorgegebenem Code). Zahlreiche Mitgliedstaaten verlangen zudem die Beifügung von Rechnungskopien ab bestimmten Betragsgrenzen. Die Originalbelege sind aufzubewahren und auf Verlangen der ausländischen Behörde vorzulegen. Voraussetzung ist stets eine ordnungsgemäße, auf den Antragsteller lautende Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer; Kleinbetragsbelege ohne Ausweis des Leistungsempfängers sind regelmäßig nicht erstattungsfähig.

Bearbeitung und Auszahlung

Die ausländische Finanzverwaltung entscheidet grundsätzlich innerhalb von vier Monaten nach Eingang des Antrags. Bei Rückfragen kann sich die Bearbeitungszeit verlängern.

Und noch ein Hinweis: Häufig wird die Erstattung abgelehnt, weil die Steuer im Ausland gar nicht geschuldet war (etwa fälschlich in Rechnung gestellte MwSt bei einer Reverse-Charge-Leistung). Hier muss die Rechnung vom ausländischen Lieferanten korrigiert werden.

Erstattung in Nicht-EU-Staaten

Neben den EU-Mitgliedstaaten bestehen auch mit bestimmten Drittstaaten gegenseitige Erstattungsmöglichkeiten, insbesondere mit:

• Schweiz,
• Norwegen,
• Israel.

Die Verfahren für diese Staaten erfolgen nicht über das EU-Erstattungsportal, sondern nach den jeweiligen nationalen Vorschriften des Erstattungsstaates. Die Antragsfrist entspricht für ausländische Unternehmen in Italien ebenfalls dem 30. September des Folgejahres. Für die Gegenrichtung – italienische Unternehmen beantragen Erstattung in der Schweiz oder Norwegen – gilt die dortige nationale Frist, und diese ist z. T. abweichend (Schweiz: 30. Juni des Folgejahres, Norwegen: 30. September).

Empfehlung

Wir empfehlen, insbesondere bei regelmäßigem Auslandsgeschäft die im Jahr 2025 angefallenen ausländischen Vorsteuerbeträge je Erstattungsstaat zusammenzustellen und zu prüfen, ob die jeweiligen Mindestbeträge erreicht werden und eine Erstattung wirtschaftlich sinnvoll ist. Soweit wir für Sie den Antrag stellen sollen, bitten wir um Übermittlung der Unterlagen möglichst bis Mitte September 2026.