Steuerliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke und Weihnachtsessen – Vorsicht bei den Neuerungen für Mitarbeiter

Die Bestimmungen im Bereich der Einkommensteuern und der Mehrwertsteuer hinsichtlich der Weihnachtsgeschenke haben sich im Vergleich zu den Vorjahren nicht grundlegend geändert, allerdings mit einer Ausnahme: Die Freigrenze für unentgeltliche Zuwendungen an lohnabhängige und diesen gleichgestellte Mitarbeiter war im Vorjahr einmalig von 258,23 Euro auf 3.000 Euro angehoben worden; mit G.V Nr. 48/2023 ist diese Erleichterung im letzten Mai auch für das Jahr 2023 verlängert worden, allerdings beschränkt auf Mitarbeiter, welche zu Lasten lebende Kinder haben. Entsprechend wird man hier eine aufwendige Diversifizierung bei den Mitarbeitern vornehmen müssen. Mit G.V. Nr. 5/2023 verlängert worden ist auch die Möglichkeit, Mitarbeitern Benzingutscheine bis zu einem Betrag von 200,00 Euro zu überlassen, wobei sich die beiden Erleichterungen nicht ausschließen. Hier ein Überblick:

1. Weihnachtsgeschenke an Lohnabhängige und diesen gleichgestellten Mitarbeitern

Aufgrund der obgenannten Sonderregelungen (G.V. 48/2023) sind 2023 Ausgaben für Geschenke und Sachentlohnungen an lohnabhängige Mitarbeiter absetzbar und stellen

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• Wesentlich ist, dass es sich um unentgeltliche Lieferungen und Leistungen handelt. - Die Aufwendungen müssen für Promotionszwecke bzw. zur Verkaufsförderung oder für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit getätigt werden.
• Sie müssen zudem vernünftigerweise – zumindest potentielle – wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen erwarten lassen oder in Übereinstimmung mit den Gebräuchen im jeweiligen Geschäftsbereich stehen.
• Schließlich wird unter formellen Aspekten verlangt, dass die Kosten tatsächlich angefallen und belegt sind.

Umgekehrt: Als Repräsentationsausgaben nicht anerkannt sind Ausgaben, die betrieblich nicht zuordenbar oder eigentlich nicht abzugsfähig sind, wie solche im Interesse der Gesellschafter oder von Angehörigen.

2.1. Behandlung für Zwecke der Mehrwertsteuer

Grundsatz Für Zwecke der Mehrwertsteuer ist zu unterscheiden zwischen Fremdgütern, die nicht Gegenstand der eigenen Produktion bzw. der eigenen Handelstätigkeit sind, und umgekehrt: Gütern, die Gegenstand der eigenen Herstellung oder des eigenen Handels des Unternehmens darstellen.

2.1.1 Fremdgüter

der MwSt. zu unterwerfen ist, sondern die MwSt. ist auf Grundlage der Anschaffungskosten der verschenkten Güter zu berechnen.

2. Verzicht auf Vorsteuerabzug: Alternativ kann der Unternehmer auch bei Gütern der eigenen Herstellung oder bei eigenen Handelsgütern beim Ankauf auf den Abzug der Vorsteuer verzichten, und in diesem Fall ist die unentgeltliche Lieferung der Güter für die MwSt. irrelevant (d. h. Verzicht auf Rechnung, Eigenrechnung oder Geschenkregister), gleich wie bei den Fremdgütern.

2.2. Behandlung für Zwecke der Einkommensteuern

Im Sinne von Art. 108 Abs. EESt gelten Geschenke, wie eingangs aufgezeigt, in der

Einkom Regel als Repräsentationsausgaben und sind unter Beachtung der entsprechenden mensteuern Bestimmungen absetzbar. Daraus folgt:

• Weihnachtsgeschenke mit einem Stückwert von nicht über 50,00 Euro sind zur Gänze absetzbar und sie zählen auch nicht zur Berechnung der Schwellenwerte der Repräsentationsspesen.

- Wird dieser Stückwert von 50.00 Euro überschritten, ist die Absetzbarkeit hingegen nur innerhalb der Schwellenwerte für die Repräsentationsausgaben gegeben. In diesem Zusammenhang ist daran zu erinnern, dass im Sinne von Art. 9 D.Lgs. 147/2015 für die Absetzbarkeit der Repräsentationsausgaben die nachstehenden Obergrenzen gelten, immer mit Bezug auf die Umsatzerlöse (Positionen A.1 und A.5 der GuV-Rechnung):

• 1,5 Prozent für Umsätze bis zu 10 Mio. Euro,
• 0,6 Prozent für Umsätze bis zu 50 Mio. Euro und
• 0,4 Prozent für Umsätze von mehr als 50 Mio. Euro.

Für die Bemessung des Stückwertes von 50,00 Euro sind die Nebenkosten heranzuziehen, dies betrifft insbesondere die nicht absetzbare MwSt., aber auch etwaige Transport- und Verpackungskosten. Zudem dürfen z. B. bei Geschenkkörben nicht die Kosten der einzelnen Güter (Weinflasche, Kaffeepackung usw.) herangezogen werden, sondern es ist das Geschenk in seiner Gesamtheit zu sehen; dieser Grundsatz gilt übrigens auch für die MwSt.

IRAP Repräsentationsausgaben sind für Zwecke der IRAP seit 2008 zumindest für Kapitalgesellschaften unbeschränkt absetzbar, zumal nur mehr auf die Werte in der GuV abgestellt wird, also ohne Berücksichtigung der steuerlichen Mehr-Weniger-Rechnung. Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen gilt die gleiche Regelung, soweit