PEC-Adresse für Alleinverwalter, beauftragte Geschäftsführer und ggf. Präsidenten des Verwaltungsrates von Kapitalgesellschaften innerhalb 31. Dezember 2025 melden

Und schon wieder die PEC-Adresse der Verwalter: Wir hatten Sie gerade mit Rundschreiben Nr. 38 vom 27. Oktober 2025 über die jüngsten Entwicklungen in Sachen „digitales Domizil“ der Verwaltungsräte informiert, nachdem kurz zuvor eine gemeinsame Stellungnahme von Handelskammern und Notaren veröffentlicht worden war, da wurde die Frage mit Art. 13 der G.V. Nr. 159 vom 31. Oktober 2025 grundlegend neu geregelt. Offensichtlich war die Auslegung von Handelskammern und Notariatskammer ganz und gar nicht im Sinne der Regierung, und entsprechend stellt die Neuerung vor allem einen Affront gegenüber diesen Einrichtungen dar. Die Handelskammer von Bozen hat umgehend auf die Reform reagiert und bereits am 6. November 2025 ihre einschlägigen Anleitungen auf der Homepage aktualisiert. Hier also die aktuelle Rechtlage:

Seit 31. Oktober 2025 besteht nicht nur für Gesellschaften und Einzelunternehmen, sondern auch für jene Personen, die in Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und Konsortialgesellschaften die Funktion als

• Alleinverwalter,
• beauftragter Geschäftsführer (in ital. „amministratore delegato“) und
• bei Fehlen von beauftragten Geschäftsführern: das Amt des Präsidenten des Verwaltungsrates,

innehaben, die Pflicht, beim Handelsregister eine individuelle PEC-Adresse anzumelden.

Wer zum 31. Oktober 2025 ein solches Amt innerhatte, hat noch Zeit bis zum 31. Dezember 2025, um seine PEC-Adresse dem Handelsregister mitzuteilen. Ansonsten gilt für Neubestellungen und Neugründungen die Pflicht, dass die Adresse mit Ersteintragung im Handelsregister angemeldet werden muss. Gibt man in solchen Fällen in Zukunft keine individuelle PEC-Adresse an, wird die Registrierung der Urkunde ausgesetzt, und – bei Neugründungen – im Extremfall sogar abgewiesen.

Infolge der Reform gilt die Verpflichtung nicht mehr für „einfache“ Mitglieder des Verwaltungsrates, und auch der Präsident des Verwaltungsrates ist zur Meldung nur dann angehalten, wenn der Verwaltungsrat keine beauftragten Geschäftsführer bestellt hat, die ihrerseits bereits meldepflichtig sind.

Keine Meldepflicht besteht zudem, im Unterschied zur bisherigen Rechtslage, für Verwalter in Personengesellschaften. Die Handelskammer von Bozen hat in ihrer ersten Aussendung die Verpflichtung auf die betroffenen Organe der Kapitalgesellschaften beschränkt. In Anlehnung an die größeren Handelskammern Italiens muss aber davon ausgegangen werden, dass die Verwalter von Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und Konsortialgesellschaften betroffen sind.

Und noch einem Hickhack wird mit der Reform ein Ende gesetzt: Das digitale Domizil der meldepflichtigen Verwalter darf nicht mit der PEC-Adresse der Gesellschaft übereinstimmen. Es muss also eine eigene PEC-Adresse eröffnet werden, und es darf sich auch um keine gemeinsame PEC-Adresse z. B. mehrerer Verwalter handeln. Verwalter, die im guten Glauben in Anlehnung an die bisherige Auslegung bereits die PEC der Gesellschaft auch als eigenes Domizil angemeldet haben, werden also innerhalb Jahresende eine individuelle Adresse mitteilen müssen.

Aber damit nicht genug: Im bisherigen Streit über die neuen PEC-Adressen konnten wir immer darauf verweisen, dass im zugrundeliegenden Gesetzeswerk keine Verwaltungsstrafen vorgesehen waren. Damit ist jetzt Schluss. Erstmals wird für die Nichtanmeldung auch eine Verwaltungsstrafe vorgesehen: Sie liegt zwischen 206 und 2.064 Euro, und wird auf ein Drittel reduziert, wenn der Verzug nicht mehr als 30 Tage beträgt.

Und es geht noch weiter: Zumindest das Handelsregister von Bozen wird, nach eigenen Angaben, gleichzeitig mit der Verhängung der im Artikel 2630 ZGB vorgesehenen Geldstrafe in der vorgenannten doppelten Höhe, von Amts wegen zudem ein neues digitales Domizil für den Empfang von Mitteilungen und Zustellungen zuweisen, das in der digitalen Unternehmensbox (cassetto digitale dell'imprenditore) hinterlegt wird.

Abschließend darf positiv festgehalten werden, dass sich durch die Reform der Kreis der betroffenen Personen beachtlich reduziert hat. Wenn z. B. eine Gesellschaft 7 Verwaltungsräte bestellt hat, so sind davon nur die beauftragten Geschäftsführer oder, bei deren Fehlen, der Präsident zur Eröffnung einer eigenen PEC verpflichtet. Zudem sind nach der neuen Formulierung auch die Verwalter von Personengesellschaften befreit.

Positiv zu vermerken bleibt ebenfalls, dass die ursprünglich vorgesehene Befreiung der Meldung von Stempel- und Sekretariatsgebühren aufrecht bleibt. Die Befreiung gilt aber nur für die tatsächlich zur Meldung verpflichteten Verwalter. Wird auch für einen „einfachen“ Verwaltungsrat eine digitale Adresse gemeldet, so fallen hierfür Sekretariatsgebühren von 30 Euro und Stempelsteuern von 60 Euro an.

Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass die neue Verpflichtung in einer Gesetzesverordnung enthalten ist, welche innerhalb von 60 Tagen in Gesetz umgewandelt werden muss. Weitere Änderungen sind angesichts der bisherigen Erfahrungen also ganz und gar nicht ausgeschlossen.

Trotzdem kann an dieser Stelle nur empfohlen werden, der neuen Meldepflicht baldigst nachzukommen. Die Meldung selbst auf Vordruck INT P ist vom jeweiligen meldepflichtigen Verwalter (und nicht vom gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft) zu unterzeichnen.