Neuerungen bei Vollmacht für Steuerpostfach u. ä. Steuerdienste ab 8. Dezember 2025

Bekanntlich können diverse Dienste und Meldungen gegenüber der Finanzverwaltung Dritten übertragen werden, so insbesondere Steuerberatern, Arbeitsrechtsberatern oder Steuerbeistandszentren. Sie können beauftragt werden, in das Steuerpostfach Einsicht zu nehmen, um Fehlermeldungen zu korrigieren, elektronische Rechnungen herunterzuladen, den Steuervergleich im Voraus zu verwalten u. a. mehr. Für diese Beauftragungen gab es bislang diverse Bevollmächtigungsvordrucke, die i. d. R. analog auszufüllen und dem Amt vorzulegen waren. Damit ist jetzt Schluss.

Ab 8. Dezember 2025 gibt es einen einheitlichen Ermächtigungsvordruck, mit welchem die diversen Mandate digital erteilt werden können. Bereits erteilt Vollmachten bleiben bis zu ihrem natürlichen Verfall, längstens aber bis zum 28. Februar 2027, aufrecht. Aber Vorsicht: Mit Erteilung einer neuen einheitlichen Vollmacht (delega unica) sind die bisherigen Vollmachten für die von der delega unica erfassten Online-Dienste des jeweiligen Bevollmächtigten zur Gänze zu ersetzen; sämtliche gewünschten Dienste müssen daher in der neuen Vollmacht ausdrücklich angekreuzt werden.

Zu berücksichtigen ist auch, dass jetzt für die einheitliche Vollmacht insgesamt nur noch zwei Bevollmächtigte bestellt werden können (bislang waren für jeden Dienst unterschiedliche Bevollmächtigte möglich). Auch hier gilt, dass bis zum natürlichen Verfall der bisherigen Vollmachten auch mehr als 2 Bevollmächtigte verbleiben dürfen.

Die Neuerungen gehen u. a. auf Art. 21 D.Lgs. Nr. 1/2024 und dann auf mehrere Durchführungsverordnungen der Agentur der Einnahmen, zuletzt vom 7. August 2025, zurück. Mit einer einheitlichen Vollmacht können Befugnisse für die nachstehenden Dienst übertragen werden:

1. Einsicht in das Steuerpostfach „cassetto fiscale“,
2. Dienste im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (sog. „Fatture & Corrispettivi“): Konkret geht es um

2.1 die Einsichtnahme und/oder den Abruf elektronischer Rechnungen bzw. ihrer elektronischen Duplikate;

2.2 die Einsichtnahme in die für Mehrwertsteuerzwecke relevanten Daten;

2.3 die Registrierung der elektronischen Adresse (i. d. R. PEC);

2.4 die elektronische Rechnungsstellung und die Archivierung der elektronischen Rechnungen und

2.5 die Akkreditierung und Erfassung von Geräten (i. d. R. Registrierkassen).

1. Einsicht in ISA- und CPB-Daten (Steuerzuverlässigkeitsindex und Steuervergleich im Voraus),
2. Dienste der Steuereinhebung (Steuerschuld, Ratenzahlungen etc.).

Wie oben erwähnt, kann der Steuerpflichtige maximal zwei Bevollmächtigte für all die aufgezeigten Dienste erteilen, was eine erhebliche Einschränkung zur bisherigen Regelung darstellt; für jeden dieser Intermediäre wird eine eigene Mitteilung an die Agenzia gesendet.

Übrigens: Die unter 2.4 und 2.5 aufgezeigten Leistungen können auch an sog. Nicht-Intermediäre erteilt werden; konkret sind hier die Vollmachten nicht auf Steuerberater, Arbeitsberater und CAF beschränkt.

Die Mitteilung der Vollmacht an die Agenzia und damit ihre Aktivierung erfolgt nur noch auf digitalem Weg, und zwar entweder durch den Steuerpflichtigen selbst oder über den Bevollmächtigen, z. B. über einen Steuerberater.

Im ersten Fall erfolgt die Beauftragung über den Zugang mittels SPID, CIE, CNS oder den Zugang über Fisconline oder Entratel zum reservierten Bereich, und dort wählt der Vollmachtgeber den Pfad „Il tuo profilo – Deleghe – Intermediari“. Unter „Nuova delega“ („Neue Vollmacht“) gibt er die Steuernummer des Intermediärs an, dem er die Vollmacht erteilen will, und markiert die Felder der Dienste, die delegiert werden sollen.

Soweit hingegen die Ermächtigung über Dritte (i. d. R. Steuerberater) erfolgen soll, gilt folgender Ablauf:

1. Erstellung einer elektronischen Delegation im XML-Format,
2. digitale Unterschrift des Steuerpflichtigen (Digitalsignatur oder FEA/CIE),
3. digitale Gegenzeichnung des Intermediärs,
4. Übermittlung der Delegation über Entratel oder das Benutzerportal,
5. Empfang und Archivierung der Bestätigung.

Die Übermittlung kann entweder über ein von Steuerberater oder CAF generiertes XML-File (signiert vom Steuerpflichtigen und vom Intermediär) oder über einen Web-Service zur Erstellung eines elektronischen Delegationsdokuments erfolgen, das der Steuerpflichtige mit FEA (einschließlich FEA/CIE) unterzeichnet. Auf diese Weise sollte insbesondere auch für nichtansässige Personen, etwa die im Ausland ansässigen gesetzlichen Vertreter von Gesellschaften, eine praktikable Lösung gefunden werden.

Die neuen Einheitsvollmachten bleiben bis zum 31. Dezember des vierten Folgejahres nach Erteilung rechtsgültig.

Zu beachten ist, dass jede Änderung einer Vollmacht die vorhergehende zur Gänze ersetzt. Insbesondere ist auf folgenden Umstand zu achten: Wenn Sie z. B. einem Steuerberater bis dato über 3 diverse Vollmachten einmal den Zugang zum Steuerkonto, einmal den Zugriff auf die elektronischen Rechnungen und einmal den Zugang auf den Steuervergleich im Voraus eröffnet haben und nun eine Änderung oder Bestätigung für die Vollmacht bei den elektronischen Rechnungen machen, so verfallen auch alle anderen Vollmachten und müssen mit dem Einheitsvordruck ggf. neu erteilt oder bestätigt werden. Vollmachten, die anderen Intermediären erteilt wurden (z. B. dem Arbeitsberater) bleiben durch eine solche Änderung hingegen unberührt.

Die Agentur der Einnahmen hat für die neuen Vollmachten einen eigenen Leitfaden veröffentlicht, welchen wir diesem Rundschreiben unter Anlage A) beilegen.

Anlage: Leitfaden Agentur der Einnahmen