Hinweise zum Jahresende 2025

Nachstehend einige Hinweise für Verwaltung und Buchhaltung zum Jahresende:

1. Fakturierung zum Jahresende:

Auch zum Jahresende 2025 gelten weiterhin die bestehenden Bestimmungen zur elektronischen Fakturierung und zum Vorsteuerabzug. Wie in den Vorjahren ist insbesondere zu beachten, dass als Ausstellungsdatum einer elektronischen Rechnung jenes Datum gilt, an dem die Rechnung an die SdI-Plattform übermittelt wird.

1. Ausgangsrechnungen zum Jahresende:

Was die Ausstellung von Rechnungen anbelangt, gibt es zum Jahresende an sich keine besonderen Bestimmungen gegenüber dem Rest des Jahres. Die folgenden Grundsätze gelten unverändert:

• Rechnungen für Dienstleistungen sind spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung auszustellen.
• Rechnungen für Lieferungen sind spätestens bei Übergabe der Ware auszustellen, sofern nicht vorher bezahlt wurde.
• Die elektronische Rechnung kann innerhalb von 12 Tagen nach dem Geschäftsvorfall ausgestellt und versandt werden, muss aber das Datum des Geschäftsvorfalls enthalten.

Für Lieferungen, die durch Transportdokumente belegt sind, kann eine Sammelrechnung („aufgeschobene Rechnung“) bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden. Die MwSt ist in jedem Fall in der Periode der Lieferung zu berücksichtigen.

Beispiele zum Jahresende 2025:

• Zahlung einer Dienstleistung am 16.12.2025 → Rechnung spätestens bis 28.12.2025 zu versenden.
• Ausstellung einer Rechnung für eine noch unbezahlte Dienstleistung mit Datum 31.12.2025 → Versand innerhalb 12 Tagen, also bis spätestens 12.01.2026. Die MwSt ist in der Abrechnung Dezember 2025 zu berücksichtigen.
• Sammelrechnung für Dezember-Lieferungen → Ausstellungsdatum 31.12.2025 oder Datum der letzten Lieferung; Versand bis spätestens 15.01.2026.

Aber: Wie nachstehend aufgezeigt, muss dem Rechnungsaussteller bewusst sein, dass die MwSt auf einer Rechnung, die zwar das Rechnungsdatum Dezember 2025 trägt, aber erst im Jänner 2026 auf das SDI-Portal geladen wird infolge der Sonderbestimmungen zum Jahresende vom Rechnungsempfänger erst im nächsten Jahr in Abzug gebracht werden darf.

Empfehlung: Auch im Interesse der Kunden ist es anzuraten, vor Jahresende zu überprüfen, dass auch alle mit Datum Dezember ausgestellten Rechnungen über das SDI-Portal verschickt worden sind!

1.2 Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug zum Jahreswechsel:

Hier ist daran zu erinnern, dass zum Jahresende die vorgesehene jährliche Datumssperre der MwSt-Jahreserklärung zu beachten ist, die aufgrund der elektronischen Fakturierung genau überprüfbar ist. Daraus folgt:

- Eine Rechnung mit Rechnungsdatum 2025, die vom Lieferanten erst 2026 über das SDI-Portal verschickt wird und welche daher erst 2026 eintrifft, darf erst 2026 im Register der Eingangsrechnungen verbucht werden, und die Vorsteuer ist erst 2026 absetzbar. Es ist demnach nicht zulässig, für eine mit Datum 27. Dezember 2025 ausgestellte und am 2. Jänner 2026 verschickte Rechnung die Vorsteuer noch in der Dezemberabrechnung abzuziehen, auch wenn die Lieferung oder Leistung noch im Dezember erfolgt sind und auch wenn der Aussteller diese MwSt aufgrund des Rechnungsdatums noch mit der Dezemberabrechnung einzahlen muss.

Beispiel 1: Rechnungsdatum 31.12.2025 und Eingang der Rechnung am 31.12.2025: Abzug der Vorsteuer im Dezember 2025

Beispiel 2: Rechnungsdatum 31.12.2025 und Eingang der Rechnung über das SDI-Portal am 3. Jänner 2026: Vorsteuerabzug im Jänner 2026

- Umständlicher ist aber der nächste Fall: Für eine Rechnung mit Ausstellungsdatum 2025, die auch noch 2025 korrekt elektronisch eintrifft, aber aus verwaltungstechnischen Gründen (z. B., weil sie noch vom Einkauf überprüft werden muss) erst im Jänner oder Februar 2026 aufgezeichnet wird, darf die Vorsteuer nicht im Monat der Aufzeichnung (z. B. Jänner oder Februar) abgezogen werden, sondern einzig in der MwSt-Jahreserklärung für 2025.

Bei Monatsabrechnern ist daher in der Praxis eine 13. MwSt-Abrechnung zu erstellen. Abhängig von der Software kann es notwendig sein, für diese Rechnungen ein eigenes MwSt-Register anzulegen, um eine klare Trennung bei der MwSt-Abrechnung zu erreichen. Auf jeden Fall führen diese Rechnungen zu einer Abweichung zwischen der Monatsabrechnung Dezember und der MwSt-Jahreserklärung.

- Wird die Aufzeichnung einer 2025 ausgestellten und versandten Rechnung aus irgendwelchen Gründen erst nach Abgabe der MwSt-Jahreserklärung für 2025 im April 2026 verbucht, so ist die Vorsteuer aufgrund des Neutralitätsgrundsatzes der MwSt zwar nicht verloren, es ist allerdings notwendig, für das Jahr 2025 eine neue MwSt-Jahreserklärung abzugeben und in dieser die entsprechende Vorsteuer einzurechnen. Dies bereitet insbesondere dann Probleme, wenn die MwSt-Erklärung frühzeitig in den ersten Februartagen wegen eines zurückzufordernden Guthabens abgegeben wird und dann nachträglich nochmals korrigiert, werden muss.

Für die zum Jahresende erhaltenen Rechnungen ergeben sich somit für Monatsabrechner folgende Fälle:

Wichtig: Zum Jahresende sollte unbedingt geprüft werden, dass alle bis zum 31. Dezember 2025 eingegangenen Rechnungen auch noch in der Abrechnung für Dezember 2025 verbucht werden, denn ansonsten ist die Vorsteuer (siehe Fall 2 oben) erst in der MwSt-Jahreserklärung für 2025 im April 2026 absetzbar! Gleichzeitig sollten wichtige Lieferanten eingeladen werden, ihre Dezember-Rechnungen nicht erst am Silverstertag zu versenden, sondern vielleicht einige Tage vorher, um noch den Erhalt im Jahr 2025 und den Vorsteuerabzug im Monat Dezember zu ermöglichen.

Reverse charge Ausland

Bei Rechnungen, welche im Sinne des Reverse Charge zu ergänzen sind, zählt das Eingangsdatum der Rechnung, und hier gelten keine Sonderregelungen zum Jahreswechsel: Demnach gilt die allgemeine Bestimmung laut Art. 47 G.V. 331/1993, wonach solche Rechnungen spätestens innerhalb des 15. des auf den Erhalt folgenden Monats (aber immer mit Bezug auf den Monat des Erhalts) zu ergänzen und zu verbuchen sind. Alle im Dezember 2025 erhaltenen Rechnungen sind also in der MwSt-Abrechnung für Dezember 2025 zu berücksichtigen; im Jänner erhaltene Rechnungen fließen in die Abrechnung für Jänner 2026 ein.

2. Ausstellung von Gutschriften mit MwSt für uneinbringliche Forderungen

Wie in den Vorjahren erinnern wir daran, dass sich die Bestimmungen über die Ausstellung von Gutschriften auf uneinbringliche Forderungen durch die G.V. Nr. 73/2021 mit Wirkung 26. Mai 2021 grundlegend geändert haben, und die Agentur der Einnahmen hat diese Reform kurz vor Jahresende mit Rundschreiben Nr. 20/2021 vom 29. Dezember 2021 erläutert.

Die Reform gilt nur für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren. Für zuvor eröffnete Verfahren gilt, dass Gutschriften mit MwSt im Sinne von Art. 26 MwStG bei Insolvenzverfahren i. d. R. ab dem Datum des endgültigen Abschlusses des Verfahrens ausgestellt werden dürfen. Letzter Termin für die Ausstellung solcher Gutschriften ist die Fälligkeit der MwSt-Jahreserklärung jenes Jahres, in welchem das Recht zur Ausstellung der Gutschrift eingetreten ist. Soweit also im Jahr 2025 „alte“ Konkursverfahren abgeschlossen worden sind, dürfen noch bis zum 30. April 2026 die entsprechenden Gutschriften erstellt werden.

Für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren hingegen gilt die neue Regelung. Hier darf eine Gutschrift für die MwSt bereits bei Eröffnung des Konkursverfahrens ausgestellt werden. Die Berichtigung der Steuer muss nicht von der Masseverwaltung berücksichtigt werden. Der Gläubiger muss allerdings peinlichst die Steuerperiode beachten, in welcher der Anspruch auf die Berichtigung entsteht. Hier entsprechend die relevanten Bezugsdaten für ab 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren:

• Datum des Urteils über die Eröffnung eines Konkursverfahrens,
• Datum der Verordnung über die Zulassung zu einem gerichtlichen Vergleichsverfahren („concordato preventivo“),
• Datum der Verordnung über ein kontrolliertes Liquidationsverfahren (bei Genossenschaften),
• Datum der Homoligierung eines Umschuldungsverfahrens (Art. 182-bis RD Nr. 267/1942),
• Datum der Veröffentlichung im Handelsregister des geprüften Umschuldungsplanes bei Verfahren im Sinne von Art. 67 Abs. 3 Buchst. d RD Nr. 267/1942 bzw.
• Datum der Verordnung über ein Verfahren zur außerordentlichen Verwaltung bei Großunternehmen.

Aus der Auflistung ist ersichtlich, dass bei Konkursverfahren, gerichtlichen Vergleichsverfahren und der außerordentlichen Verwaltung von Großunternehmen sowie bei kontrollierten Liquidationsverfahren der Zeitpunkt der Gutschrift auf die Eröffnung des jeweiligen Verfahrens vorverlegt worden ist.

Aber Vorsicht: Bei den oben aufgezeigten Umschuldungsverfahren und auch bei individuellen gerichtlichen Eintreibungsverfahren wird weiterhin auf die Beendigung des Verfahrens bzw. auf den erfolglosen Ausgang des Eintreibungsverfahrens abgestellt.

Dort, wo der Zeitpunkt vorverlegt worden ist, darf für ab dem 26. Mai 2021 eröffnete Verfahren bereits im Monat der Eröffnung die Gutschrift ausgestellt werden; für im Jahr 2025 eröffnete Verfahren hat man Zeit bis zum 30. April 2026. Versäumt man es aber, bis dahin die Gutschrift mit MwSt auszustellen, ist die Steuer unwiderruflich verloren (dies hat die Agentur zuletzt mit Antwort Nr. 88 vom 8. April 2024 bestätigt).

Daraus folgt für das Jahr 2025:

Für alle Insolvenz- und Vergleichsverfahren, für welche im Kalenderjahr 2025 die Voraussetzungen für die Ausstellung einer Gutschrift mit MwSt eingetreten sind (entweder weil ein Verfahren aus der Zeit vor dem 26. Mai 2021 abgeschlossen worden ist, oder weil 2025 ein neues Insolvenz- oder Vergleichsverfahren eröffnet worden ist), durfte die Gutschrift im Laufe des Jahres 2025 ausgestellt werden mit Abzug der MwSt im jeweiligen Abrechnungszeitraum, oder die Gutschrift darf auch noch in der Zeit zwischen dem 1. Jänner 2026 und dem 30. April 2026 ausgestellt werden, und in diesem Fall ist die Vorsteuer entweder im Monat oder Quartal der Ausstellung abzuziehen oder aber in der MwSt-Jahreserklärung für 2026 im April 2027.

Und noch eine wichtige Klarstellung ist im vorgenannten Rundschreiben enthalten: Für die Ausstellung einer Gutschrift mit MwSt ist es nicht mehr notwendig, dass sich der Gläubiger selbst in das Konkursverfahren eingelassen hat (sog. „insinuazione al passivo“); bekanntlich ist insbesondere bei aussichtslosen Verfahren diese Einlassung aus Kostenüberlegungen oft unterblieben, mit der Folge, dass die Agentur der Einnahmen es als unzulässig erklärt hat, in diesen Fällen Gutschriften für die verlorene MwSt auszustellen. Diese restriktive Auslegung wird nun von der Agentur selbst als überholt erklärt; es darf angenommen werden, dass die Lockerung auch für Verfahren gilt, die vor dem 26. Mai 2021 eröffnet worden sind.

Übrigens: Zu den Fristen dieser Gutschriften gibt es die Auslegung der Vereinigung der italienischen Wirtschafts- und Steuerberater (AIDC) mit Empfehlung Nr. 222 vom September 2023: Eine Gutschrift kann auch nach Ablauf eines Jahres ab Umsatztätigung ausgestellt werden, wenn Hintergrund für die Gutschrift nicht nur eine spätere Willensübereinkunft zwischen den Parteien ist, sondern ein (auch nur potenzielles) Streitverfahren, das im Wege eines Vergleichs geschlichtet wird. Liegt also eine solche Vergleichsvereinbarung vor, so ist diese Grundlage für eine Gutschrift mit Mehrwertsteuer auch nach Ablauf der Jahresfrist.

3. Erweitertes Kassaprinzip und Geschäftsführervergütungen 2025 (Zahlung innerhalb 12. Jänner 2026 – Achtung keine Verlängerung wegen Feiertag!)

Die Vergütungen an Lohnabhängige und diesen Vergütungen gleichgestellte Einkünfte für das Jahr 2025 müssen bis spätestens 12. Jänner 2026 ausgezahlt werden, um sie noch der Steuerperiode 2025 zuordnen sowie in den entsprechenden Lohnsteuerbescheinigungen (CU) und Steuererklärungen (ehemals Vordr. 770) für 2025 erfassen zu können. Die Vergütungen für freie Mitarbeit, insbesondere jene an die Mitglieder des Verwaltungsrates, sind für Steuerzwecke als Aufwendungen noch im Jahr 2025 abzugsfähig, wenn sie bis zum 12. Jänner 2026, ausgezahlt werden. Es bleibt daran zu erinnern, dass dieses erweiterte Kassaprinzip für Verwaltungsräte mit eigener MwSt-Position nicht gilt: Verwaltungsräte, welche die Vergütungen in Rechnung stellen, mussten innerhalb 31. Dezember 2025 bezahlt werden, damit der Abzug noch im Geschäftsjahr zulässig ist.

An dieser Stelle nochmals zur Erinnerung: Vergütungen an Verwaltungsräte von Gesellschaften müssen mit einem Beschluss der Gesellschafterversammlung festgelegt worden sein!

4. Fakturierung gemischte Nutzung Fahrzeuge

Soweit Lohnabhängigen und freien Mitarbeitern Pkws gegen Entgelt (Mietvertrag) zur gemischten Nutzung überlassen werden, müssen hierfür Sachentlohnungen berechnet werden. Und in diesem Zusammenhang erinnern wir daran, dass die entsprechende Rechnung spätestens innerhalb 31.12.2025 ausgestellt werden muss. Was die Zahlung anbelangt, so darf in Ermangelung amtlicher Anweisungen davon ausgegangen werden, dass auch hier das erweiterte Kassaprinzip gilt.

Auf die Probleme einer korrekten Fakturierung haben wir schon mehrfach verwiesen; leider hat sich die Finanzverwaltung bis dato dazu nicht geäußert. Es kann nur darauf gehofft werden, dass im Falle einer Finanzkontrolle Nachsicht gewährt wird.

5. Verjährungsfristen

Der Grundsatz lautet: Für 2019 waren die diversen Steuererklärungen im Jahr 2020 abzugeben, und mit 31. Dezember 2025 verjähren etwaige Verfehlungen im Jahr 2019. Hier aber die Ausnahmen:

• Wurde für das Geschäftsjahr nachträglich eine Ergänzungsmeldung abgegeben, unabhängig ob zugunsten oder zulasten des Steuerzahlers, so laufen die Verjährungsfristen ab dem Abgabedatum dieser Meldung.
• Trotz mehrerer gegenteiligen Urteile ist die Agentur der Einnahmen zudem immer noch der Auffassung, dass sie für die Zustellung von Bescheiden eine verlängerte Frist von 85 Tagen hätte und somit bis zum 26. März 2026 Feststellungsbescheide für 2019 erlassen könnte.
• Wurde für die Steuerperiode keine Erklärung abgegeben, so verlängern sich automatisch die Verjährungsfristen: Mit Jahresende verjährt in diesem Fall erst die Steuerperiode 2017, und das Jahr 2019 wird ohne Steuererklärung erst zum 31.12.2027 verjähren.
• Soweit dem Steuerpflichtigen in den letzten Monaten des Jahres ein Abfindungsvorschlag für das Jahr 2019 zugestellt wird, verlängern sich die Verjährungsfristen um 120 Tage.

- Unternehmen und Freiberufler, welche die Verpflichtung eingegangen sind, alle Zahlungen über 500 Euro ausschließlich über Banküberweisungen und Kreditkarten zu leisten sowie die Geschäftsvorfälle über elektronische Rechnungen und Belege mit elektronischer Archivierung abzuwickeln und die Tageseinnahmen elektronisch der Einnahmenagentur mitzuteilen, haben Anrecht auf eine Verkürzung der Verjährungsfristen um 2 Jahre. Verlangt wird, dass das Vorhandensein der vorgenannten Voraussetzungen eigens in der Steuererklärung im Vordruck RS mitgeteilt wird.

• Steuerpflichtige, welche den ISA-Kennzahlen unterliegen und dort zumindest die Note 8 erhielten, kommen in den Genuss einer Verkürzung der Verjährungsfrist von 1 Jahr; mit Jahresende verjährt also grundsätzlich das Steuerjahr 2020.

6. Versand der Absichtserklärungen für Einkauf ohne Mehrwertsteuer

Nachhaltige Exporteure können bekanntlich unter Aussetzung der Mehrwertsteuer Lieferungen und Leistungen einkaufen. Notwendig ist hierfür die Übermittlung einer sog. Absichtserklärung vor Durchführung des entsprechenden Umsatzes. Wer also diesen Status beibehalten will, muss dem jeweiligen Lieferanten möglichst frühzeitig eine solche Erklärung schicken.

7. Verminderte Quellensteuer für Vertreter

Vertreter und Vermittler, welche im Jahr 2026 in den Genuss einer verminderten Quellensteuer (23% auf 20% anstatt auf 50%) kommen wollen, weil sie selbst Mitarbeiter beschäftigen, müssen innerhalb Jahresende einen entsprechenden Antrag an ihren Auftraggeber stellen. Hier ist aber daran zu erinnern, dass in den Vorjahren eingereichte Anträge weiterhin aufrecht bleiben, soweit die Voraussetzungen weiterhin bestehen.

8. Frist für säumige Steuerzahler: 31. Dezember 2025

Etwaige verfallene Steuerzahlungen der Steuerperiode 2023 können noch bis zum 31. Dezember 2025 nachgeholt werden, sollen strafrechtliche Folgen der Nichtzahlung unterbleiben. Die entsprechenden Fristen sind bekanntlich mit D.Lgs. Nr. 87/2024 verlängert worden. Konkret geht es um MwSt-Schulden aus dem Jahr 2023 von mehr als 250.000 Euro und um Steuereinbehalte des genannten Jahres von mehr als 150.000 Euro, die bei Nichtzahlung innerhalb Jahresende auch mit Haft zwischen 6 Monaten und 2 Jahren geahndet werden können. Soweit die notwendigen Mittel fehlen, sollte innerhalb genannter Frist zumindest 1/20 der Steuerschuld entrichtet werden, um strafrechtliche Konsequenzen abzuwenden.

9. Sonstige

9.1 Gesellschafterfinanzierungen:

In diesen Tagen sollte insbesondere die Situation von Gesellschafterfinanzierungen und -entnahmen geprüft werden. Soweit Finanzierungen vorliegen, sollten diese entsprechend dokumentiert sein, auch mit der Klarstellung, ob sie verzinst werden oder nicht.

Bei Entnahmen ist zu prüfen, ob noch Beschlüsse für Dividendenausschüttungen notwendig sind oder ob Beschlüsse für Geschäftsführervergütungen vorliegen. Umgekehrt sollten überschüssige Entnahmen noch vor Jahresende erstattet werden.

9.2 Steuergutschriften.

Hier ist insbesondere bei den Steuergutschriften infolge von Wiedergewinnungsarbeiten die korrekte Verrechnung zu überprüfen: Während Steuergutschriften aus Investitionen i. d. R. zeitlich unbeschränkt vorgetragen werden können, sind jene aus dem Bauwesen innerhalb der vorgegebenen Fristen zu verrechnen, ansonsten sind sie unwiederbringlich verloren. Es ist zu empfehlen, in diesen Tagen eine Aufstellung der noch offenen Steuerguthaben zu erstellen mit Prüfung der jeweiligen Fälligkeiten für die Verrechnung. In diesem Zusammenhang muss auch darauf hingewiesen werden, dass im Entwurf zum Haushaltsgesetz für 2026 geplant ist, eine Verrechnung der Steuergutschriften (insb. aus energetischen Sanierungen, aus Industrie 4.0, aus der Transaktion 5.0 und aus F&E) im Vordruck F24 mit Sozialabgaben ab 1. Juli 2026 nicht weiter zuzulassen.

9.3 Prüfung Barzahlungen

Es ist daran zu erinnern, dass Barzahlungen ein Limit von 5.000 Euro nicht überschreiten dürfen. Neben dieser Bestimmung aus dem Bereich der Geldwäsche gelten seit 2025 aber spezifische Beschränkungen bei der Absetzbarkeit von Betriebsausgaben, wenn diese in bar bezahlt worden sind. Zur Erinnerung: Reisespesenerstattungen in Italien an Lohnabhängige, Mitarbeiter und Freiberufler sowie Repräsentationsausgaben sind seit 1. Jänner 2025 nicht mehr absetzbar, wenn sie in bar entrichtet worden sind. Hier ist es sicher angebracht, das Kassakonto in der Buchhaltung noch zu kontrollieren.