Reisespesenerstattung an Mitarbeiter – seit 1. Jänner 2025 (!) sind auch Km-Erstattungen für Dienstfahrten in der Arbeitsgemeinde steuerfrei
Bozen, 23.12.2025
Kurz vor Weihnachten noch eine wirklich gute Nachricht: Mit dem Rundschreiben Nr. 15/E vom 22. Dezember 2025 hat die Agentur der Einnahmen wichtige Klarstellungen zur steuerlichen Behandlung der Reisespesenerstattungen im Außendienst und zur Nachweispflicht sowie Zahlungsnachverfolgbarkeit dieser Ausgaben veröffentlicht. Die Neuerungen ergeben sich insbesondere aus der IRPEF-/IRES-Reform (Gesetzesdekret Nr. 192/2024) sowie aus dem Haushaltsgesetz 2025. Doch die Auslegungen gehen weit darüber hinaus. Nachfolgend fassen wir die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtigsten Punkte zusammen.
1. Begriff der Dienstreise
Als Dienstreise gilt ausschließlich eine vorübergehende Verlagerung des Arbeitsortes gegenüber der gewöhnlichen Arbeitsstätte. Eine dauerhafte Versetzung stellt keine Dienstreise dar und unterliegt daher einer anderen steuerlichen Behandlung.
2. Dienstreisen innerhalb der Gemeinde
Die Revolution betrifft diesen Punkt: Nach Auffassung der Agentur der Einnahmen ist die Rechtslage (Art. 51 Abs. 5 TUIR) seit 1. Jänner 2025 derart auszulegen, dass auch die Erstattungen von Reise- und Transportkosten innerhalb der Arbeitsgemeinde steuerfrei sind, sofern diese ordnungsgemäß nachgewiesen und dokumentiert sind. Bislang vertrat die Agentur der Einnahmen immer strikt die Auslegung, innerhalb der Gemeinde wären nur Kosten mit Belegen des Transportunternehmens (z. B. Taxi-Quittung) steuerfrei.
Daraus folgt: Auch für Fahrten innerhalb der Arbeitsgemeinde dürfen Kilometergelder für die Nutzung des Privatfahrzeugs des Arbeitnehmers nach den allgemeinen Kriterien abgerechnet werden.
Diese Klarstellung stellt eine erhebliche Vereinfachung gegenüber der bisherigen Praxis dar. Bleibt zu ergänzen, dass natürlich auch für Fahrten innerhalb der Gemeinde ein Dienstauftrag und eine klare Begründung in der Abrechnung vorliegen müssen.
3. Maut- und Parkgebühren
Nicht steuerpflichtig sind ebenfalls die Erstattungen von Mautgebühren, sofern ordnungsgemäß belegt, Erstattungen von Parkkosten, wenn aus den Belegen eindeutig Fahrzeug und Parkvorgang hervorgehen. Frühere restriktive Auslegungen der Finanzverwaltung, wonach diese Ausgaben für Fahrten in der Arbeitsgemeinde nicht absetzbar wären, gelten insoweit als überholt. Natürlich müssen diese Ausgaben immer im Zusammenhang mit einer Dienstfahrt stehen.
4. Nachverfolgbarkeit der Zahlungen
Bestätigt werden die zu Jahresbeginn eingeführten Einschränkungen beim Zahlungsnachweis für Ausgaben für Verpflegung, Unterkunft sowie Fahrten mit Taxi. Diese Voraussetzung gilt auch für Dienstreisen innerhalb der Gemeinde. Umgekehrt wird bestätigt, dass die Einschränkungen für das Ausland nicht gelten.
5. Zeitliche Anwendung
Die neuen Regelungen gelten für alle Erstattungen, die ab dem 1. Januar 2025 ausgezahlt werden, auch dann, wenn sich die erstatteten Kosten auf Dienstreisen des Vorjahres beziehen
(unter Beachtung des erweiterten Kassenprinzips).
Nachtrag: Leider keine Klarstellung ist in dem Rundschreiben zu jenen Fällen enthalten, wo nach derzeitiger Auslegung bei Km-Erstattungen nicht auf den ACI-Tarif abgestellt werden darf, sondern der „gemeine Wert“ zugrunde gelegt werden muss.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Dott. Comm. Josef Vieider
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